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樹立轉型新典範！ 台北市會計師公會攜手凌群電腦，用90天成功打造E化平台有感提升會員體驗
友善列印[數位時代]
「我們始終都在思考該如何持續提升會員的服務品質，」台北市會計師公會張豐淦理事長提出了他對台北市會計師公會的期待。
過去，台北市會計師公會曾經歷過數次導入數位工具的時刻，但有件事情仍維持傳統：會計師們需要親臨辦理印鑑證明。但隨著會員數逐年增加，讓原本就已繁瑣的流程更加吃重，每年經手的紙本印鑑證明將近3萬件，張豐淦理事長便開始思考，能如何為台北市會計師公會導入數位工具、讓組織跟會員都能提升雙方的工作效率？
從小地方著手，轉型已在組織內萌芽
時間回到2019年、那是張豐淦理事長剛上任不久的日子。他發現內部許多程序都有大量紙本需求，特別是一份原來只是幾張紙的簽呈公文、最後到他手中都成了厚厚一疊，「這顯然是種浪費，」而改變就從小地方開始。他嘗試以專案形式在公會內部進行數位轉型推動無紙化，也讓團隊開始熟悉遠距辦公。當2020年疫情席捲全球的時候，不僅內部運作得當，他更整合多方意見、將轉型想法擴及到整個台北市會計師公會，希望讓會員也能享受更好的服務。可以說，疫情成了台北市會計師公會數位轉型有利的催化劑。
「但我們尋遍市場上的解決方案都找不到一套可用工具，」說著自己或許是門外漢、所以用錯關鍵字搜尋而苦無解答，但張豐淦理事長並未因此作罷，更在此刻敲了系統整合商凌群電腦的大門，希望借重他們多年累積的豐富經驗與紮實技術能量，為台北市會計師公會數位轉型闢出一條大道。
談及數位轉型，其中包括將企業或單位的管理、行銷、研發、業務、客戶服務、財會、人資、資訊等各部門間及內部流程數據化、統一化與標準化，讓不同單位間能更有效率合作的想像，因此沒有一套系統能完全滿足組織內轉型需求，更需仰賴技術人員的專業及使用場景的所需提出客製化的解決方案，而這正是凌群電腦的強項所在。
就這樣，張豐淦理事長說凌群電腦團隊投入大量時間了解台北市會計師公會運作的業務邏輯，確保平台的打造能符合會員使用經驗。此時，與凌群電腦簽約時間已是2021年10月，隔年1月正是會計師忙碌需要申請印鑑證明的時刻，張豐淦理事長表示、凌群得要在這僅有的90天完成這項不可能的轉型任務、讓平台印鑑證明的E化服務能先行，才能使會員能有感於公會的改變，為數位轉型打響第一步。
啟動90天不可能的任務，讓印鑑E化提升會員體驗
無紙化、雲端化、流程簡化是這次轉型的三大目標，而凌群電腦協助規劃了符合數位轉型目標的解決方案，看在張豐淦理事長的眼裡、若沒有凌群電腦團隊的不眠不休、分工合作，也就沒有辦法如期在1月將印鑑證明E化的服務搶先上線。
首先，在流程整合層面，協助資訊系統與作業流較為傳統的台北市會計師公會，將會員與事務所資料重新梳理，制定線上印鑑證明流程，從會員端、會務端的服務到財務對帳機制完整整合；將公文簽核流程，從過往電子郵件加工簽核，優化為線上簽核與發表意見一鍵完成；同時整合會員大會的審核、通知、報到領取、委託、抽籤等機制，讓未來會員大會流程能以更簡潔易懂的方式呈現給會務人員與會員。
再來、軟體服務層面也建置新的E化系統，並整合印鑑與介接第三方支付的金流系統，24小時提供會員自助服務，讓會員再也不受時間與地點限制完成印鑑證明的線上申請，並能使用信用卡、街口支付、全國繳費網等輕鬆完成繳費並列印，同時留存印鑑證明PDF檔案。張豐淦理事長表示，不只他驚艷於E化後申請的便利性是一眨眼功夫，會員也紛紛反映再也不用舟車勞頓、就連深夜時段的申請件數也增加，數位化的印鑑證明服務已經讓會計師們深刻體會到公會的數位轉型帶來的巨大便利。
最後環境架構也與Google合作、改採Google Cloud Platform平台的雲端設計架構，將伺服器建置部署在雲端虛擬主機上，而資料庫使用被廣泛應用於讀寫速度至關重要且資料需要驗證的大型系統中上的Postgre SQL，並使用Google Cloud Storage的儲存空間來存放系統所使用的實體檔案，完整的將伺服器、資料庫、儲存空間從過往的地端架構升級為全雲化架構，同時也能確保資料安全。
攜手凌群電腦樹立公會轉型標竿，持續往更好的路邁進
最後張豐淦理事長也透露，從今年1月上線開放會員使用以來，採用線上完成印鑑證明的案件已逼近8成，「這其實很不容易，畢竟台北市會計師公會是個歷史悠久、組織龐大的架構，」他肯定凌群電腦的夥伴們在專業領域上的付出與表現，聽取台北市會計師公會的業務邏輯並消化，也感謝台北市會計師公會的同事能在體會到數位轉型帶來的效益後盡全力協助，讓這麼短的時間就能將產品做完、做好，使所有會員能無痛轉移享受到最佳的使用者體驗。
「沒有最好只有更好，」張豐淦理事長認為數位轉型這條路上沒有終點，大如台北市會計師公會的他們也需要擁抱新科技，張理事長他認為以這裡作為出發點及標竿，相信能讓其他公會組織看見數位轉型並沒有想像中可怕，只要找到對的合作夥伴、就能借重他們的技術專業，為組織、會員帶來更優質的服務與體驗，「我期待未來還能與凌群電腦激盪出更棒的火花。」在時代巨輪的推進下，善用科技往更好的目標邁進、是作為上位者及組織都該要持續努力的事。
本文轉載自8/9數位時代商業情報
