前言

專案辦公室(Project Office)」或稱「專案管理辦公室（Project Management Office， PMO）」主要任務是提供專案團隊一個能更有效運作的最佳環境與功能。企業設置 PMO 由 2000 年的 48% 到 2010 年的 84% 可以看出 PMO 快速成長。 專案辦公室的建置及其對促進專案成功所扮演的重要角色已成為專案管理領域中一項引人注目的熱門話題。 為什麼會有專案辦公室的產生，主要是因為專案管理上的瓶頸， 瓶頸包括：

一、資源未充分利用：

不成熟的資源管理過程中，可能導致對資源的爭奪，未充分利用的資源和項目交付延期。

二、組織缺乏能見度：

因不同的專案計劃，問題清單，風險記錄，狀態更新和項目文件，組織缺乏能見度無標準流程文件，不易向需求單位說明資訊作業標準流程及雙方配合方式，只憑過去的經驗認定雙方互動方式，容易造成不必要的誤解。

缺乏專案承辦人可使用之完整流程指導及工作範本，亦未提供相關規範及參考資料給供應商，導致與供應商溝通需求之困難倍增。不易展現令需求單位信服之資訊專業。

三、缺乏戰略性調整：

因沒有一個明確的專案過程的度量，有沒有有效優先考慮新的投資與業務優先級業務的方式。

因此建置 PMO 最常見的三大理由包括 改善專案管理實務、提供專案管理一致性及提昇專案成功的比率。

專案辦公室組織的功能包括 (1) 提供專案團隊PM的行政支援，(2)組織PM的輔導及控管，(3)發展及維護組織的PM方法及標準，(4)提供組織PM人才的培訓計劃及執行，(5)規劃及發展PM的資訊系統等。

導入PMO 導入的效益包括量化及質化的部份，依據 PMI 的資料有：

• 產品上市時間縮短 20 ~ 30%
• 使用相同的資源， 完成的專案數增加 25 ~ 300%
• 專案成功率超過 90%， 使利潤增加一倍
• 研發生產力改善 50%
• 建立工作規範、發展專案流程、確保作業標準，提高專案管理的一致性、可重複性和標準。
• 有效地掌握、整合及運用組織內部各專案中的資源提升專案績效及期程目標達成率 。
• 協助驗證與確認， 提高專案品質。
• 可提供高階主管可信賴的度量資料， 以利於決策。

建置 PMO 的流程步驟及功能則可參考 OPM3 (Organizational Project Management Maturity Model) 。 PMI (Project Management Institute) 於1998 年開始發展OPM3標準，主要包括組織專案管理、成熟度、相關最佳實務以及如何使用此模式。 涵蓋基礎觀念與知識（the knowledge element）、評鑑（the assessment element）以及改善（the improvement element）三部份。因此 OPM3 標準可用來協助組織評估本身專案管理的成熟度、提供相關最佳實務以及如何使用此模式，進而改進組織專案管理模式。OPM3 將組織專案管理成熟度的分5個層次. 請參考表一 。

至於專案經理的專案管理基礎觀念與知識則可參考PMI 的PMBOK。 PMBOK Guide 提供專案經理人及專案成員專案管理的基礎觀念與知識。但通過 PMP 認證，不一定是專案成功的保證，只是具備了專案管理的基礎觀念與知識。認證的內容只告訴我們在專案的管理過程中該做什麼事（what to do），卻沒有規定這些該如何實施（how to do）。 SEI 的 CMMI則提供了該如何實施（how to do）。

CMMI（Capability Maturity Model- Integrated，能力成熟度整合模式）是美國國防部贊助卡內基美隆大學（Carnegie Mellon University， CMU）軟體工程學院（Software Engineering Institute， SEI）所發展出的一套認證制度，是一個可幫助改善流程能力與成熟度的模式。 階段式表述( Staged Representation )的成熟度等級由於階段式表述組織的整體成熟度共五個層次 (Level) 請參考下表。



CMMI的流程領域可分成四類包括專案管理、流程管理、工程及支援。 PMBOK 主要是提供專案規劃及管理的觀念，不含組織流程管理領域，工程領域及部份支援領域。 專案管理辦公室 (PMO) 的功能可以含概組織流程管理領域，工程領域及支援領域等相關活動。 詳情請參考表二。



PMO 的設置則可分專案型、部門型及組織型，因此有短、中、長期的不同的生命週期。 而CMMI 的導入對組織而言是持續不斷改善的流程的是屬於長期的活動。

結論

CMMI 提供發展一個共通性之專案管理的整合架構， 建立專案管理的標準化制度與流程。除了做什麼事（what to do），也包括了該如何實施（how to do）。組織資料庫提供程序書， 指引，標準表單及範本給專案經理人及成員參考。同時也提供了彈性， 可依實際的情形調適( Tailoring) ，以滿足專案的目標。而透過度量分析，可挖掘出平日不易被發現的組織專案管理弱點，做為組織下一階段改善計畫的參考依據，使組織專案管理模式愈加成熟以提高專案成功機率。達到組織資源運用最佳化境界。

專案管理辦公室 (PMO) 的功能包括了顧問諮詢、指導、訓練、行政支援、專案資源管理、建立標準， 專案組合管理， 計畫管理， 監控專案，職能發展等。 PMO藉由使用專案管理工具、技術與行政管理支援、建立工作規範、發展專案流程、確保作業標準、提供顧問諮詢服務及協助執行教育訓練來達到專案辦公室的目標。

因此 CMMI與PMO 在專案管理的發展方向是殊途同歸。 而 CMMI 含概了專案經理人及組織的所需要的專案管理知識及執行步驟與指引，是個成熟的整合模式。PMO建置可以導入CMMI 或參考 CMMI建立專案管理的標準化制度與流程。 因此 CMMI的導入 對 PMO 的建置是相輔相成。

參考資料

CMMIR for Development, Version 1.3

PMBOK Guide 是美國專案管理學會（Project Management Institute， 簡稱PMI）1『專案管理知識體系導讀指南』（A Guide to the Project Management Body of Knowledge；簡稱PMBOK Guide）

http://opm3directory.pmi.org/