前言

我們要怎麼能防止文件在未經授權的情形下，被其他人閱讀、修改、以及重製的狀況呢？

一般而言，現在我們常使用的文件可以分成電磁紀錄跟文本記錄，電磁紀錄最好的解決方式當然是加入密碼，讓其他人無法閱讀內容。而文本無法像電磁紀錄一樣能防止他人閱讀，但至少我們能做到加入浮水印，讓文件被複製時，能追蹤其來源。在此，本文將以大家常用的文書編輯軟體－WORD、EXCEL、PDF一一列舉其操作方式，此外也將介紹如何在CRYSTAL REPORT中加入浮水印。

WORD/EXCEL文件保全

在OFFICE 2010中，WORD文件加入密碼的方式如下：

先點擊左上角的＜檔案＞，再點擊＜保護文件＞




接著再點擊＜以密碼加密＞後，就能看到加密文件的視窗了，輸入密碼並存檔後，再開啟檔案時就會看到一個詢問密碼的視窗：



如此就能讓WORD檔加入密碼。但如果保護的目的只是希望限制可編輯的內容，那麼再點選＜保護文件＞時，可以改為點選＜限制編輯＞



點選完後即會出現＜限制格式設定及編輯＞的屬性設定視窗，設定完後按下＜是，開始強制保護＞即可。而OFFICE 2010中的EXCEL的設定方式雷同，故不再贅述。

接下來是舊版WORD的加密方式：



點擊MENU中的＜工具＞，再點選＜選項＞後再點選＜安全性＞標籤，即可看到相關的功能。而在舊版EXCEL中，這部分倒也與WORD一致：



浮水印

接下來是WORD與EXCEL加入浮水印的方法。在WORD 2010中：



先點選＜檔案＞再點選＜佈景主題＞，



點選＜自訂浮水印＞，之後就能看到可以選擇＜圖片浮水印＞以及＜文字浮水印＞等功能了。然而在舊版中，該功能的位置就不一樣了：



首先須先點選＜格式＞，再點選＜背景＞以及，如此＜列印浮水印＞才能開始設定浮水印的內容。至於EXCEL 2010的設定方式，和加入密碼不同，這次的使用方式就和WORD 2010有差異了：




點選<版面配置>再點＜背景＞即可加入圖片類的浮水印。然而文字類的浮水印方式就完全不一樣了：



選擇＜整頁模式＞，再點擊＜按一下以新增頁首＞。



將頁首內字字型改大，並修改顏色後，即可得到下圖效果：



然而，在舊版的EXCEL下，設定浮水印就不是一件輕鬆寫意的工作了！



點選＜檔案＞點選＜自訂頁首＞加入文字浮水印的部分，就直接打入文字後調整字型即可，這裡只解釋如何加入圖片類型浮水印：



點擊＜插入圖片＞



選擇要加入的圖片後，出現了&[圖片]的字串，接下來點選＜設定圖示格式＞按鈕。設定成功之後將看不到任何效果，此時只能利用預覽列印來觀看其列印後的情形：



PDF文件保全

PDF 專業版的加密以及浮水印功能使用方式如下：



點選＜保全＞後再點選＜密碼加密＞，



接下來除了設定開啟密碼以外，還能設定限制編輯的密碼。當開啟以有密碼保護的PDF檔時，他只有一個可以輸入密碼的對話視窗，輸入文件開啟密碼或是變更權限密碼均能夠打開該檔案，不過不同的密碼將對應到不同的權限。另外浮水印的設定方式為：



選擇＜文件＞再選擇＜水印＞，點選＜新增＞後即出現＜新增水印＞視窗，在這裡除了可以使用文件及圖片等浮水印一般功能外，還能有一些淡化圖片，以及讓文字傾斜的功能。不過官方的PDF專業版很貴，因此我們可以考慮使用其他小工具來達成這些目的，如：PDFTools



最後，程式開發人員會用到的CRYSTAL REPORT也在此介紹其加入浮水印的功能。由於原先該程式設計時未考慮到浮水印的功能，因此該方法算是利用CRYSTAL REPORT處理區段的一些特殊技巧來完成：



先開啟＜區段專家＞，接著點選＜報表首＞後按下＜插入＞按鈕，此時可看到報表首變成報表首ａ及ｂ。注意到在這個頁面中，＜放置在隨後區段＞的這個check box要把他勾選起來。



在報表首ｂ中插入文字物件，這裡有點像用EXCEL設定文字浮水印的狀況。



將剛剛新增的文字物件加入文字，調整格式並加入多行後即可。按下預覽頁面就能看到如右圖所示的成果了。

結語

雖然本篇文章看起來只是套裝軟體的介紹，但身為程式設計人員的我們，一定能聯想到在程式中使用Crystal Report的匯出功能並且引入WORD、PDF、以及EXCEL等元件庫。如此一來就能客製化我們的程式，讓產出的文件能受到更完整的保護。