數位轉型打造便民系統 凌群電腦協助台北市會計師公會華麗上雲

作者/姜兆徽

作者簡介 凌群電腦產業技術研發總處經理，擁有跨領域大型專案12年產品研發、科專與專案管理經驗，包含線上與手機遊戲、VR體驗產品、電商、數位轉型...等，擔任台北市會計公會E化專案經理，協助流程規劃到完成開發上線。 前言 近年來，隨著雲端物聯網的必然趨勢，數位轉型需求方興未艾，傳統產業乃至政府單位均投入數位轉型行列，使用數位技術，包括所有類型的公有雲、私有雲及混合式雲平台，透過數位化，將企業或單位的管理、行銷、研發、業務、客戶服務、財會、人資、資訊等各部門之間以及自己內部的流程數據化、統一化以及標準化，使不同單位間得以更有效率地合作，流程改善後各單位在自己的業務範圍內也可以提供更好的服務品質與用戶體驗。 台北市會計師公會會務系統電子化(2003年-2021年) 「台北市會計師公會」成立於1967年，成立宗旨為促進會員間之聯繫，保障會員應有權益，提高專業水準及激勵會員服務精神。「台北市會計師公會」會務系統，自2003年建置簡易的資訊系統，將原本採用紙本人工作業，包含：公文管理、會費繳納、印鑑證明…等業務；除了例行的會費繳納作業，會務人員辦理印鑑證明時，由會計師或會計師助理人員親赴公會申請並繳費，會務人員人工核對原留印鑑及申請內容，確認正確之後，進入系統逐筆登錄建檔，產製「台北市會計師公會」印鑑證明資料，加蓋關防印信，並同步進行後續帳務核對作業。 隨著公會會員人數激增，每年經手的紙本印鑑證明近3萬件，如何提升會員各項作業申請時效，降低為了趕公會的最後收件時間而疲於奔命，同時有效的增進會務人員的執行效率，「台北市會計師公會」開始醞釀新階段的數位轉型計畫。 台北市會計師公會會務系統雲端化(2021年- ) 「台北市會計師公會」在張豐淦理事長的帶領下與凌群電腦合作，自2021年10月啟動數位轉型計畫，目標為無紙化、雲端化並達到流程簡化以減少會員及會務人員負擔。為此，凌群電腦協助規劃了符合數位轉型目標的解決方案： 一、流程整合層面：將會員與事務所資料重新整理 1.制定線上印鑑證明流程，從會員端、會務端的服務，到財務對帳機制完整整合； 2.公文簽核流程，從過往的電子郵件加工簽核傳遞公文的方式，優化為線上簽核與發表意見一鍵完成； 3.整合會員大會的審核、通知、報到領取、委託、抽籤等機制，使會員大會流程以更簡潔易懂的方式呈現給會務人員與會員。 二、軟體服務層面： 建置新的會務E化系統，整合印鑑與介接第三方支付的金流系統，24小時提供會員自助服務，此後會員將不再受時間地點的限制，使用信用卡、街口支付、全國繳費網等輕鬆線上完成印鑑證明申請與繳費並列印，同時留存印鑑證明pdf檔案。在技術上，此項新的會務系統係採JAVA 技術開發，建置在Linux系統上，確保系統開發彈性與安全性。 三、環境架構層面： 採用Google Cloud Platform的雲端設計架構，將伺服器建置部署在雲端虛擬主機上，考慮用戶對於資料讀寫速度及資料驗證需求，資料庫則使用Postgre SQL，並採用Google Cloud Storage的儲存空間來存放系統相關之實體檔案，將系統完整地由過往的地端架構升級為全雲化架構。 會務系統雲端化成果 本系統自2022年1月底上線開放會員使用，上線後三個月，線上自行完成印鑑證明的申請案件已經達到76.9%，未來可望有超過八成的會計師用戶加入公會數位化的行列，後續也預計將更多機制納入系統，使會員能體驗到會務系統轉型後所帶來的便利，完成數位化重要的里程碑。 結語 凌群電腦作為經驗豐富與技術能量紮實的系統整合商，可以快速整合流程、創新服務、優化體驗等，協助傳統企業整合最新技術、運用數據、快速掌握使用者樣貌。滿足用戶期望的升級體驗，簡化繁雜的紙本作業流程，以數據挖掘用戶洞察，並透過整合金流與系統，達成全雲不間斷的服務，完善用戶體驗，創造新的作業模式。面對科技的日新月異，不論民眾或是用戶，傳統的機關或單位如何透過IT科技協助轉型至現代化數位環境，同時整合各類特殊流程與Domain Know-How，凌群以專業實力提供由基礎建設、網路環境、資安服務及應用系統，全力滿足並落實客戶的全方位服務。