工作效率的提升─談工時管理軟體的發展

作者/余世堯

前言 隨著時代的變遷，職場上的競爭也越來越激烈，如何提升自己在職場上的競爭力，成為一件人人都必須學習的事。說到提升自己的競爭力，人們往往想到的是進修、學習，也就是設法增強自己的專業技能，或是培養出更多的專業技能。但透過這種方式來增加競爭力，且不說需要花費額外的時間與金錢來達成目的，同時所學的東西往往難以立即應用在日常的工作之中。 事實上，提升競爭力的方法，除了學習這種方式外，設法增進自己工作上的效率也是一項方式。並不是說人們不需要去做進一步的學習，終身學習依然是一件相當值得努力的目標。而是說，若你的能力有100分，卻只能發揮出80分，那我們如何將它提升為90分、100分，甚至是110分，這就是這篇文章所要探討的主題。 工時管理理論-GTD (Getting Things Done) David Allen是一位著名的生產力顧問，曾提出GTD(Getting Things Done)這項時間管理方法。同時，他也是David Allen公司的創始人。該公司著重於生產力、行為管理的教育與訓練，GTD也是他們提供的教育訓練內容的一部分。 David Allen著有《Getting Things Done：The Art of Stress-Free Productivity》(中文書名為《儘管去做：無壓工作的藝術》)一書。。該書的主要精神正是GTD這個時間管理方法，搭配淺顯易懂的用語，讓一般人也可以透過這本書學得一些改善生活的方法。 David Allen於書中提到，人們的記憶力往往無法於適當的時間與地點提醒自己進行工作。因此，與其他注重執行順序的方法不同，David Allen認為人們應針對各種環境(狀況)去制定任務列表。同時也建議將所需時間低於2分鐘的工作立即完成。 以下為GTD在執行決策時的流程圖： 工時管理工具 最傳統的工時管理工具就是記事本，透過人手書寫的方式來計畫自己需要進行的工作，或是於工作完成後進行紀錄。但在這電腦越來越普及的時代，記事本就顯得落伍了，雖說其具有不用電、不用網路的優點，但其資訊卻難以與日常使用工具(如：E-Mail、通訊軟體…等)進行整合。本段落亦將重點放置於各種的工時管理軟體來進行描述。 一、TimeLive Web Timesheet 這是由Livetecs LLC所開發的工時管理軟體。正如其名，這是一款基於Web Source的應用軟體，而Web Source的模式讓使用者無需特別進行安裝，即可透過各種瀏覽器進行工時的管理。其主要的重點在於個人工時的填寫，並輔以簡單的組織管理、工作日/假日的排定、專案任務項目…等的控制。 二、AceTeamwork AceTeamwork則是一款由「北京网源高科軟件有限公司」所開發出的工時管理軟體。與TimeLive Web Timesheet相比，其餘專案的設定、組織的設定…等項目都豐富了許多，而且其提供了大量的報表來方便管理階層的人員進行各種統計分析。而且在個人工時的部分，亦加入了計畫工時的改念，讓工時區分成了計畫工時與實際工時兩種。 三、KanbanFlow Kanban管理(即看板管理)，是豐田生產模式中的重要概念，為Ｊjust in Time（簡稱JIT） 即時管理系統中很重要的一部份，以「準時」為作業依歸。而KanbanFlow這是一套依據此概念而生的管理軟體。與前兩款軟體不同，此軟體著重於個人的工序工時管理。 其模式亦可符合GTD的概念，於系統中，我們可以自訂不同的Board (對應到GTD中，可視為不同的環境)，而每個Board中又可自訂其Column (對應到GTD中，可視為於不同環境的工作流程差異之表現)。 KanbanFlow根據使用者的設定（番茄鐘工作法），可以在適當的時間進行提醒。搭配上各種手持裝置，便可及時的接收到訊息，提醒自己去完成工作。而在工時的紀錄方面，與前兩款相比，亦有其獨特的地方。可以在每個工作的開始之時，按下開始鍵，並於工作完成後去按下結束鍵，即可自動記錄該項目所花費的時間。與手工填寫的資料相比，其精準度提高了不少。 管理工具為何能增進工作效率？ 或許有人會說，我工作都做不完了，哪還有空去做什麼工時紀錄。的確，使用管理工具也是要花費時間的，那我們怎麼可能減少處理同樣工作所需的時間呢？ 在此，我要說一個正在進行教育實習的朋友曾親眼目睹的故事。他曾在一天中，看到同一位老師廣播招集同樣的一批學生七、八次，而每次只是為了通知幾句話。我聽完的當下只覺得這位老師在做事上完全沒有計畫。 試想，從廣播開始，到學生集合完畢需要花費多少時間，而花費這些時間只為了通知幾句話。若那位老師今天有使用一些時間管理的技巧或工具，情況可能完全不同。 老師一早來到辦公室坐下，拿出先前整理好的工作清單，看有哪些項目是該在學校完成的。發現有幾項需要招集學生來宣達事情，這時他透過廣播開始招集學生。在學生集合完畢後，這位老師拿出清單檢視需要集合這些學生才能進行的事項，發現有7、8樣通知需要轉告給這批學生。因此，這位老師就一次宣布了這些事項，並於宣布完後讓學生離開。 由這個例子我們可以看見，若能於一開始就妥善規劃好所有要做的事。(例如：招集學生一次將所有要通知的事項宣布完畢)，則可省下許多不必要的時間浪費，而減少了這些時間的浪費，工作效率自然也提升了。 所以一個好的管理工具，要能適時的提醒你去完成該做的事，所以工具的可攜性相當重要。幸好在這年代，幾乎人手都有一台智慧型手機、平板。而前述的三種管理工具都屬於Web Source的軟體，這表示我們只要透過瀏覽器即可進行使用。 透過管理工具的提醒，讓我們可以確實的執行預先訂好的工作計畫。我相信很多人也都有訂立過工作計畫，但最後的結果往往與原先的計畫有不小的出入。特別是當工作的項目越龐大，經歷的時間越長時，計畫與實際結果的出入也越大。而導致工作計畫失敗的原因，除了無法確實執行外，往往也與人們對於工作項目所需的時間估計不正確的緣故。 而AceTeamwork獨有的工時計畫功能，能讓使用者於事後進行比較，判斷出自己在工時的規劃上是否正確。當發現自己在工時的規劃上有所謬誤時，就必須檢討是什麼原因導致了工時的估計錯誤，對於往後在進行工作計畫時就可以設法避免，讓工作計畫更具意義。 於GTD的概念中，會將工作依據不同的環境進行分類。但現實中，很多單位都會依據不同的狀況去訂立SOP。由此可見，各種不同的工作項目，其作業流程並不一致。 而前面介紹到的TimeLive Web Timesheet與AceTeamwork，提供組織去定義其工作項目(如：WBS)。但缺乏個人層面的管理功能，使用者難以對手上的工作進行分類、管理。而透過KanbanFlow則是便於個人工作的管理，但卻缺乏了組織面的工作流程之設計。 現有的軟體，在自定義工作流程上的支援並不充分，難道這真是魚與熊掌不可兼得嗎？實際上，組織的工作流程與個人的工作管理並不矛盾，我們可將組織工作流程中的每一道關卡視為一項個人的工作項目。而各關卡的負責人則會針對此項目，依據自己的習慣去安排處理的方式。 這與我們日常的工作習慣是完全一致的，而系統中往往未加入此設計。因此人們接到工作後，只能以自己的大腦去進行管理。但正如GTD中所提到的，人腦並不可信，因此這種處理方式並不是最好的方法。 而有些人會透過管理工具(如：KanbanFlow)輔助，去管理手上的各種工作。但這必須由使用者自組織的工作流程管理系統上，將分配給自己的工作手動填入管理工具。而在工作完成(或進度更新)之後，也必須手動回到系統上去進行工作狀態的更新。既然如此，為何不將兩種項目進行整合，節省去使用者手動轉換的時間呢？ Microsoft Dynamics AX 2012 Microsoft Dynamics AX 2012是一套Microsoft於2011年所提出的ERP Solution，並於2012年12月推出Microsoft Dynamics AX 2012 R2。 於Microsoft Dynamics AX 2012開始，微軟將Kanban管理中的各種概念實作，提供了資料表與對應的存取API。透過它，我們可以簡單的設計出一套可自訂工作流程的管理軟體，就像KanbanFlow一樣。 而現有的工時管理系統要如何把Kanban嵌入而不影響原先的作業流程呢？如下圖所示，組織在面對A與B這兩種事件時，有著兩套不同的工作流程。我們則扮演其中紫色的款卡負責人。 很顯然的，這兩個截然不同的工作項目，其處理的方式必定不會相同。而收取帳款這種事，更不可能說做就做，勢必要跟對方進行時間、地點的協商，再於約定的時間至約定的地點進行帳款的收取。一旦不是立刻進行的事情，就有可能會被遺忘。而一套好的管理工具可以協助提醒我們去處理這些事情。 而其中系統改進所需要作的部分就是下圖紅線的部分。當事件抵達時，必須依據該人員之個人設定，將事件送至對應的Board(圖中黑線區塊)，而Board內部的流程則可提供使用者自行規劃，當執行到最後一個步驟，也就是Done時。系統再自動將此事件送往下一個關卡。 透過這樣的嵌入方式，可以快速地改變原先的系統，而不需做出太大的變更，即可滿足讓使用者自定工作流程的需求。而透過這樣的系統改進，可以讓每一個使用者都能妥善的管理手上的工作項目，並於最恰當的地點/時間去完成這些工作項目。 正如前面提到的那位老師所發生的故事，每件事若能在最洽當的地點/時間上完成，就能省去許多不必要的人力浪費。而若一個組織中，人人都能以最高的效率去完成手上的工作，那組織整體的辦事效率必將有所提升，從而獲得更高的競爭力。 參考資料 1.David Allen (wiki) 2.TimeLive 3.AceTeamwork 4.KanbanFlow 5.Microsoft Dynamics AX 2012