第192期 / October 5, 2013

研發新視界

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工作效率的提升─談工時管理軟體的發展

作者/余世堯

[發表日期:2013/10/4]

前言

隨著時代的變遷,職場上的競爭也越來越激烈,如何提升自己在職場上的競爭力,成為一件人人都必須學習的事。說到提升自己的競爭力,人們往往想到的是進修、學習,也就是設法增強自己的專業技能,或是培養出更多的專業技能。但透過這種方式來增加競爭力,且不說需要花費額外的時間與金錢來達成目的,同時所學的東西往往難以立即應用在日常的工作之中。

事實上,提升競爭力的方法,除了學習這種方式外,設法增進自己工作上的效率也是一項方式。並不是說人們不需要去做進一步的學習,終身學習依然是一件相當值得努力的目標。而是說,若你的能力有100分,卻只能發揮出80分,那我們如何將它提升為90分、100分,甚至是110分,這就是這篇文章所要探討的主題。

工時管理理論-GTD (Getting Things Done)

David Allen是一位著名的生產力顧問,曾提出GTD(Getting Things Done)這項時間管理方法。同時,他也是David Allen公司的創始人。該公司著重於生產力、行為管理的教育與訓練,GTD也是他們提供的教育訓練內容的一部分。

David Allen著有《Getting Things Done:The Art of Stress-Free Productivity》(中文書名為《儘管去做:無壓工作的藝術》)一書。。該書的主要精神正是GTD這個時間管理方法,搭配淺顯易懂的用語,讓一般人也可以透過這本書學得一些改善生活的方法。

David Allen於書中提到,人們的記憶力往往無法於適當的時間與地點提醒自己進行工作。因此,與其他注重執行順序的方法不同,David Allen認為人們應針對各種環境(狀況)去制定任務列表。同時也建議將所需時間低於2分鐘的工作立即完成。

以下為GTD在執行決策時的流程圖:


《圖一》GTD 流程圖


工時管理工具

最傳統的工時管理工具就是記事本,透過人手書寫的方式來計畫自己需要進行的工作,或是於工作完成後進行紀錄。但在這電腦越來越普及的時代,記事本就顯得落伍了,雖說其具有不用電、不用網路的優點,但其資訊卻難以與日常使用工具(如:E-Mail、通訊軟體…等)進行整合。本段落亦將重點放置於各種的工時管理軟體來進行描述。


《圖二》記事本(圖片來源:http://jp.hjenglish.com/)


一、TimeLive Web Timesheet

這是由Livetecs LLC所開發的工時管理軟體。正如其名,這是一款基於Web Source的應用軟體,而Web Source的模式讓使用者無需特別進行安裝,即可透過各種瀏覽器進行工時的管理。其主要的重點在於個人工時的填寫,並輔以簡單的組織管理、工作日/假日的排定、專案任務項目…等的控制。


《圖三》TimeLive Web Timesheet工時填寫畫面


二、AceTeamwork

AceTeamwork則是一款由「北京网源高科軟件有限公司」所開發出的工時管理軟體。與TimeLive Web Timesheet相比,其餘專案的設定、組織的設定…等項目都豐富了許多,而且其提供了大量的報表來方便管理階層的人員進行各種統計分析。而且在個人工時的部分,亦加入了計畫工時的改念,讓工時區分成了計畫工時與實際工時兩種。


《圖四》AceTeamwork工時填寫畫面


三、KanbanFlow

Kanban管理(即看板管理),是豐田生產模式中的重要概念,為Jjust in Time(簡稱JIT) 即時管理系統中很重要的一部份,以「準時」為作業依歸。而KanbanFlow這是一套依據此概念而生的管理軟體。與前兩款軟體不同,此軟體著重於個人的工序工時管理。

其模式亦可符合GTD的概念,於系統中,我們可以自訂不同的Board (對應到GTD中,可視為不同的環境),而每個Board中又可自訂其Column (對應到GTD中,可視為於不同環境的工作流程差異之表現)。


《圖五》KanbanFlow主畫面


KanbanFlow根據使用者的設定(番茄鐘工作法),可以在適當的時間進行提醒。搭配上各種手持裝置,便可及時的接收到訊息,提醒自己去完成工作。而在工時的紀錄方面,與前兩款相比,亦有其獨特的地方。可以在每個工作的開始之時,按下開始鍵,並於工作完成後去按下結束鍵,即可自動記錄該項目所花費的時間。與手工填寫的資料相比,其精準度提高了不少。


《圖六》KanbanFlow計時工具


管理工具為何能增進工作效率?

或許有人會說,我工作都做不完了,哪還有空去做什麼工時紀錄。的確,使用管理工具也是要花費時間的,那我們怎麼可能減少處理同樣工作所需的時間呢?

在此,我要說一個正在進行教育實習的朋友曾親眼目睹的故事。他曾在一天中,看到同一位老師廣播招集同樣的一批學生七、八次,而每次只是為了通知幾句話。我聽完的當下只覺得這位老師在做事上完全沒有計畫。

試想,從廣播開始,到學生集合完畢需要花費多少時間,而花費這些時間只為了通知幾句話。若那位老師今天有使用一些時間管理的技巧或工具,情況可能完全不同。

老師一早來到辦公室坐下,拿出先前整理好的工作清單,看有哪些項目是該在學校完成的。發現有幾項需要招集學生來宣達事情,這時他透過廣播開始招集學生。在學生集合完畢後,這位老師拿出清單檢視需要集合這些學生才能進行的事項,發現有7、8樣通知需要轉告給這批學生。因此,這位老師就一次宣布了這些事項,並於宣布完後讓學生離開。

由這個例子我們可以看見,若能於一開始就妥善規劃好所有要做的事。(例如:招集學生一次將所有要通知的事項宣布完畢),則可省下許多不必要的時間浪費,而減少了這些時間的浪費,工作效率自然也提升了。

所以一個好的管理工具,要能適時的提醒你去完成該做的事,所以工具的可攜性相當重要。幸好在這年代,幾乎人手都有一台智慧型手機、平板。而前述的三種管理工具都屬於Web Source的軟體,這表示我們只要透過瀏覽器即可進行使用。

透過管理工具的提醒,讓我們可以確實的執行預先訂好的工作計畫。我相信很多人也都有訂立過工作計畫,但最後的結果往往與原先的計畫有不小的出入。特別是當工作的項目越龐大,經歷的時間越長時,計畫與實際結果的出入也越大。而導致工作計畫失敗的原因,除了無法確實執行外,往往也與人們對於工作項目所需的時間估計不正確的緣故。

AceTeamwork獨有的工時計畫功能,能讓使用者於事後進行比較,判斷出自己在工時的規劃上是否正確。當發現自己在工時的規劃上有所謬誤時,就必須檢討是什麼原因導致了工時的估計錯誤,對於往後在進行工作計畫時就可以設法避免,讓工作計畫更具意義。

於GTD的概念中,會將工作依據不同的環境進行分類。但現實中,很多單位都會依據不同的狀況去訂立SOP。由此可見,各種不同的工作項目,其作業流程並不一致。

而前面介紹到的TimeLive Web TimesheetAceTeamwork,提供組織去定義其工作項目(如:WBS)。但缺乏個人層面的管理功能,使用者難以對手上的工作進行分類、管理。而透過KanbanFlow則是便於個人工作的管理,但卻缺乏了組織面的工作流程之設計。

現有的軟體,在自定義工作流程上的支援並不充分,難道這真是魚與熊掌不可兼得嗎?實際上,組織的工作流程與個人的工作管理並不矛盾,我們可將組織工作流程中的每一道關卡視為一項個人的工作項目。而各關卡的負責人則會針對此項目,依據自己的習慣去安排處理的方式。


《圖七》組織工作流程示意圖


這與我們日常的工作習慣是完全一致的,而系統中往往未加入此設計。因此人們接到工作後,只能以自己的大腦去進行管理。但正如GTD中所提到的,人腦並不可信,因此這種處理方式並不是最好的方法。

而有些人會透過管理工具(如:KanbanFlow)輔助,去管理手上的各種工作。但這必須由使用者自組織的工作流程管理系統上,將分配給自己的工作手動填入管理工具。而在工作完成(或進度更新)之後,也必須手動回到系統上去進行工作狀態的更新。既然如此,為何不將兩種項目進行整合,節省去使用者手動轉換的時間呢?

Microsoft Dynamics AX 2012

Microsoft Dynamics AX 2012是一套Microsoft於2011年所提出的ERP Solution,並於2012年12月推出Microsoft Dynamics AX 2012 R2。

Microsoft Dynamics AX 2012開始,微軟將Kanban管理中的各種概念實作,提供了資料表與對應的存取API。透過它,我們可以簡單的設計出一套可自訂工作流程的管理軟體,就像KanbanFlow一樣。

而現有的工時管理系統要如何把Kanban嵌入而不影響原先的作業流程呢?如下圖所示,組織在面對A與B這兩種事件時,有著兩套不同的工作流程。我們則扮演其中紫色的款卡負責人。


《圖八》多工作流程示意圖


很顯然的,這兩個截然不同的工作項目,其處理的方式必定不會相同。而收取帳款這種事,更不可能說做就做,勢必要跟對方進行時間、地點的協商,再於約定的時間至約定的地點進行帳款的收取。一旦不是立刻進行的事情,就有可能會被遺忘。而一套好的管理工具可以協助提醒我們去處理這些事情。

而其中系統改進所需要作的部分就是下圖紅線的部分。當事件抵達時,必須依據該人員之個人設定,將事件送至對應的Board(圖中黑線區塊),而Board內部的流程則可提供使用者自行規劃,當執行到最後一個步驟,也就是Done時。系統再自動將此事件送往下一個關卡。


《圖九》系統改進之流程圖


透過這樣的嵌入方式,可以快速地改變原先的系統,而不需做出太大的變更,即可滿足讓使用者自定工作流程的需求。而透過這樣的系統改進,可以讓每一個使用者都能妥善的管理手上的工作項目,並於最恰當的地點/時間去完成這些工作項目。

正如前面提到的那位老師所發生的故事,每件事若能在最洽當的地點/時間上完成,就能省去許多不必要的人力浪費。而若一個組織中,人人都能以最高的效率去完成手上的工作,那組織整體的辦事效率必將有所提升,從而獲得更高的競爭力。

參考資料

1.David Allen (wiki)
2.TimeLive
3.AceTeamwork
4.KanbanFlow
5.Microsoft Dynamics AX 2012