前言

根據筆者多年的觀察，發現即便客戶承辦單位已經決定配合的委外資訊廠商，在專案開始之初，卻必然產生以下的擔心與疑慮，而這些擔心與疑慮正是影響每個專案成敗的關鍵：

‧擔心無法如期完工
‧擔心專案進度的控制?是不是已延遲?
‧擔心專案品質無法掌控
‧廠商與甲方的約定待辦事項進度如何?
‧經常需要向廠商取得專案文件，專案文件的版本是最新的嗎?
‧專案會議後需要跟催的項目有哪些? 廠商的處理進度如何?
‧問題總是在驗收前才顯現
‧…………

以上是每個用戶承辦人員心聲並相對造成管理上的壓力。但對於委外專案的管理是否有管理工具可以協助？或該使用何種管理工具，成為承辦人員的另一個難題。凌群體認到客戶的需求，因此發展出提供凌群客戶使用的「專案管理共同平台-SYSCOM Customer Portal」，協助客戶有效進行委外專案的管理。

專案管理工具的運用

為了全面提升內部專案管理的品質，凌群電腦採用自行研發的專案管理平台-SDPM(Software Development Process Master) ，整合不同的專案管理工具，此平台大大提升了凌群在專案管理上的品質及效率，並得以落實相關標準程序的執行。但凌群亦體認到客戶對於委外專案管理工具的需求，為了協助客戶降低影響專案成敗的風險，因此推出一項提供客戶專案管理的共同平台-SYSCOM Customer Portal(圖二/圖三)，透過與凌群內部的專案管理平台SDPM的串連(圖一)，客戶可透過此平台進行管理委由凌群開發的專案。

SYSCOM Customer Portal的效益

客戶與廠商由於立場的不同，相關的專案資訊無法同步或對專案的工作項目及其進度理解有所誤差而產生誤解，同時，因專案監控會議經常定時召開，因此相關的專案資訊往往無法即時被掌握，需等到開會時之工作報告才被討論，所以問題無法被即時處理－凌群電腦的客戶透過SYSCOM Customer Portal的使用，可享受以下效益：

(1)降低了承辦人員管理委外專案的成本及提升委外管理的工作效率。
(2)客戶(甲方)與廠商(乙方)同步取得監控資訊，降低甲方與乙方對於工作項目與進度認知的落差。
(3)對於專案進度能即時掌握，異常時亦能有效進行風險因應。
(4)專案行事曆一目瞭然，有助於專案行程的管理。
(5)協助承辦人員產生委外專案的監控報告，降低承辦人員的工作負擔。
(6)約定的待辦事項及問題處理得以即時瞭解進度。
(7)專案文件館提供了客戶能於線上取得已納管的專案文件或會議記錄。
(8)相關的專案監控資訊可進行量化管理。
(9)客戶因此與凌群共享專案品質努力的成果。





應用實例

凌群於2010年承接國內某大證券商(A證商)後台之績效管理系統的開發專案，並開始提供客戶的資訊單位、承辦單位及主管使用凌群的「專案監控管理平台-Customer Portal」，以管理委由凌群執行開發的專案。

A證商在專案開發的不同階段中，Customer Portal改變了以往的委外管理模式，以下為專案開發過程中A證商在各個管理時機於Customer Portal上的運用實例：

一、專案Kick Off Meeting

在凌群與A證商進行專案Kick Off Meeting時，正式提供A證商承辦人、資訊人員代表及主管於Customer Portal的使用權限。

二、專案例行會議的時程擬定

凌群專案經理與A證商承辦人共同擬定出專案的相關會議時程，並計劃於Customer Portal上，
於會議前一天系統便主動以MAIL提醒相關與會人員並告知會議議題。

三、專案監控會議

專案監控會議上，專案經理透過Customer Portal上之即時專案資訊進行工作報告，因A證商承辦人與相關與會人員已能隨時於系統上取得即時的專案資訊，因此會議很快速地進行，並形成結論，有效提升會議的召開效率。

四、專案會議記錄的發佈

凌群專案經理於相關會議完成後，將會議記錄納管於Customer Portal文件館中，由雙方進行線上確認後發佈。

五、待處理事項的建立與追蹤

對於會議後所形成的待處理事項，或專案過程中所需雙方配合的事項，皆於Customer Portal中建立並分派處理與進度回報，A證商與凌群對於待處理事項及其進度有了共同的平台，減少認知誤差。

六、專案監控報告

A證商承辦人毋庸再自行製作專案報告，可藉由Customer Portal產生監控報告後再加註上承辦人意見後，向其主管呈報，有效節省了承辦人管理委由凌群開發案的管理成本。

七、專案文件管理

對於已完成確認的文件(SRS/SDD/……) 、合約約定交付之文件或會議記錄皆可由Customer Portal上取得，並因有版本控管也降低了承辦人對於不同的專案文件版本管理的困擾。

八、缺失管理

A證商於驗收測試過程中所測出的缺失，承辦人及相關人員可於Customer Portal上掌控處理進度並進行品質管理，毋庸再待專案經理定期回報。

九、意見反應

A證商承辦人及相關人員透過Customer Portal上之意見反應可同步將意見反應至凌群專案經理、凌群業務及凌群主管，使反應意見能得到回覆。

十、專案保固

A證商資訊單位於專案保固階段，透過Customer Portal反應系統問題或詢問技術議題，資訊單位於系統上即能檢視問題處理進度及技術議題回覆內容，有效協助資訊單位維護此系統並建立知識庫。

十一、量化管理

A證商承辦單位隨著專案的開發，已藉由Customer Portal來進行量化管理，在不同的開發階段，透過系統提供的監控數據進行量化分析。承辦單位於專案結案階段依Customer Portal上所獲得的本專案時程變異(Schedule Variation)及品質變異(Defect Variance)因已分別達成凌群組織所訂立的品質標準(圖四)，代表此專案在凌群嚴謹且成熟的開發程序下已達品質目標。



A證商除了因為本系統的開發完成而滿足需求外，並已確實共享了凌群在專案品質上的成果。因此，2010/06在與A證商進行的專案結案會議上，承辦人Alex表示: 「與凌群合作的7個月來，的確體會到凌群於專案管理品質上的用心，並感受到此專案在凌群嚴謹且成熟的開發程序下所得到的良好品質，但最重要的是我不用再花費非常多的時間在管理委外專案上及彙整專案管理報告，凌群Customer Portal是個對我有幫助的管理委外專案平台。」

展望

凌群為了進軍全球資訊服務市場，全面投入品質制度的提升，並於2006年七月份更順利通過CMMI Level 5的嚴格審查，2009年起續為維持軟體流程的品質，持續進行新版軟體品質評鑑之審查，期以更嚴謹的品質態度，建立全球一致認可的品質標準，為凌群立足國際舞台建立良好的基礎。

在不斷追求全面品質提升的同時，凌群深刻體會到唯有創造與客戶雙贏的局面，才是企業長久立足於產業的良藥。凌群於專案品質上提升的成果，亦願與客戶一起分享，未來期望藉由「客戶專案監控管理平台-SYSCOM Customer Portal」的推廣，協助客戶於委外管理上能更降低管理成本及提高管理品質，以進行有效率的委外管理。