SWOT與SMART的應用探討 - 以CMMI OPP(組織流程績效)為例(下)

作者/鄭堃斌

[發表日期:2010/6/5]




前言

本文延續電腦科技電子報第151期所刊載” SWOT與SMART的應用探討 - 以CMMI OPP(組織流程績效)為例(上)”內容,全文主要探討SWOT與SMART兩種方法工具如何實務應用在CMMI流程領域OPP(組織流程績效)導入。上篇文章中已將OPP的執行導入做為範例,介紹SWOT與SMART的應用, 並詳述步驟1-企業目標建立的(Business goal establishing steps)、步驟2-如何執行SWOT分析、步驟3-執行TOWS分析、步驟4-“決策分析和解決方案”的分析、步驟5-運用SMART產生企業目標(Business Goal) 並且在後段講述介紹SWOT分析,續文如下:

SWOT分析的介紹

運用SWOT進行分析,可以幫助您達到策略規劃和業務檢視的目的。

SWOT是一個規劃工具,用於了解專案或任何業務有關的優勢(Strengths)、弱點(Weaknesses)、機會(Opportunities)和威脅(Threats) ,它涉及到明確說明業務或專案具體的目標,並確定內部和外部因素(是支持或不利於實現這一目標)。 SWOT經常被用來作為策略規劃過程的一部分。

“SWOT分析”本身是一個有趣的名詞。許多人認為SWOT並不是分析,而是總結了一套以前的分析 – 甚至即使這些人只是坐在自己的電腦前面不超過15分鐘的小型集思廣益。 該分析或在SWOT總結之後才產生製作出來有更正確地解釋。

SWOT分析工具的最佳用途是了解一個組織或狀況和進行商務、組織與個人各種狀況的決策。

SWOT分析的標題提供了公司,產品,項目或個人(職業)的一個很好的戰略審查框架,處境狀況和方向趨勢。做好SWOT分析可以很簡單,但它的優勢在於它的靈活性和有經驗的應用。記住SWOT捕獲到的只是全貌中一部分的景象。 此流程能產生組織或團體對目標的一致性與身處社會環境的能力有幫助的資訊。

SWOT本身只是一個數據資訊的收集,分析如下。

Strengths

‧一個組織內部的正面的有形(實體)和無形(無實體)的屬性。
‧它們是在組織內可控制的。

Weakness

‧一個組織內可控制的因素,是會減損它達到預期目標的能力。
‧組織哪些地方可能需要改善?

Opportunities

‧外部具有吸引力的因素,一個組織因其而存在與發展。
‧存在於大環境中有什麼機會是會推動該組織前進?(以它們的“時限”確定它們)

Threats

‧非組織可控制的外部因素,可能讓組織的使命或運作產生風險發生。
‧在組織有應急計劃下可能獲益才提及(若它們是會發生的)。
‧以它們的“嚴重性”和“發生的概率”來分類。

SWOT分析的發展背景

SWOT分析方法的起源,來自1960年代和1970年代,Albert Humphrey在斯坦福大學所領導、使用許多頂尖公司數據的研究項目。

剛開始其目標是用來找出企業規劃失敗的原因。而這些研究的結果找出了若干關鍵領域和工具用來探討這每一個關鍵領域被稱為SOFT的分析。 Humphrey和原來的研究小組利用類別做分析“什麼在現在是好的,令人覺得滿意的(Satisfactory),什麼在未來是好的一個機會(Opportunity),在目前是不好的是一個缺陷(Fault)和在未來是不好是一個威脅(Threat)。” 這就是所謂的SOFT分析。

1964年Urick和Orr在一次會議上改變了F為W,它從此就由soFt變成sWot一直至今。後來很多的著作研究探討與運用(Learned, Christensen, Andrews and Guth from Harvard University)都認為單單SWOT分析本身是沒有意義的,而當它搭配其他戰略評估或度量與行動,亦即是在整體戰略或特定情況或背景下的一部分組合,它才能發揮最好的功能。 此一戰略如下:

1.Goal or objective
2.SWOT analysis
3.Evaluation or measures of success strategy
4.Action

這有時也被稱為4As模式 - 目的(Aim)、評估(Assess)、啟動(Activate)和應用(Apply),其中:
‧Aim - is the Goal or objective
‧Assess - is the SWOT review itself
‧Activate – identify the strengths or measures of success and use them to advantage
‧Apply - take action

SWOT分析的應用時機

‧講習班的會議(Workshop sessions )
‧集思廣益會議(Brainstorm meetings)
‧解決問題(Problem solving)
‧規劃(Planning)
‧產品評價(Product evaluation )
‧競爭對手評價(Competitor evaluation )
‧個人發展規劃(Personal Development Planning )
‧規劃決策(Decision Making) (使用 force field analysis)

SWOT矩陣模型

有幾種方法的圖形代表此一分析矩陣或網格。幾個版本顯示在此-請使用一個是最適合您的應用程序和首選方式。

雖然乍看這像是一個簡單的模型,易於應用,從經驗而言,做一個 SWOT分析是有效和有意義的,需要時間和相當大的資源。單靠一個人是不能有效地完成。它需要一個團隊的努力。這個方法的好處會被用作'快速和粗糙的'工具或全面的管理工具,更重要的是,這不是一個人預先決定可以影響導引另外一個人的。這種靈活特性是swot能成功的因素。



SWOT矩陣模型:



SWOT矩陣模型概貌:



SWOT分析的目的

‧反應您的競爭優勢
‧分析您的銷售前景,利潤和產品開發
‧準備您公司的問題
‧允許發展應變計劃

SWOT分析是一個過程,找出你在哪裡有優勢和脆弱的 - 在哪裡你應該防衛和攻擊。此過程的結果是一個'行動計劃',或'計劃行動'。

做得好,SWOT會提供影響生存和繁榮以及計劃採取行動的最重要關鍵因素的全貌。

簡單的成功規則

‧對您的組織的長處和短處要保持實際的態度
‧分析應區分您組織在目前的狀況以及在未來會是怎樣。
‧要具體。避免灰色地帶
‧始終分析你與競爭對手之間,亦即優於或不如你的競爭對手
‧保持SWOT簡短和簡單(不單只是在應用方面或情境的需要) - 它是以'恰當’為目的'
‧避免不必要的複雜性和過度分析
‧如果競爭對手有同樣的機會(O), 那你就不可以列入機會。
‧如果競爭對手有同樣的優勢(S), 那是毫無意義的說你有相同的優勢

如果一個SWOT分析起初沒有定義期望的最終狀態或目標,那它會有只是為運用而運用的風險(即沒用)。

SWOT分析可以(應該)被納入策略規劃的模型。 如果一個明確的目標已經確定,SWOT分析法可以用來幫助尋求目標。 在這種情況下,SWOTs是:

‧優勢:有利於實現目標的組織的屬性。
‧弱點:有害的實現目標的組織的屬性。
‧機會:外部條件,有利於實現目標。
‧威脅:外部條件,有害於實現目標。

決策者可以依據SWOT產生的分析和總結判斷是否目標是可以實現的。如果目標是無法實現的目標,必須再選擇別的目標重覆此過程。

策略的產生 - 讓它們能使用(USED)

當預期的目標,被認為是可以達到的,SWOT是會被用來作為創作可能的策略/戰略的產生,通過很多次的詢問和回答每個以下四個問題:
‧我們如何使用(Use)每一個Strength?
‧如何才能停止(Stop) 每一個Weakness?
‧我們如何開拓(Exploit)每一個Opportunity?
‧我們如何保衛(Defend)對每種威脅(Threat)?

最理想的狀況是有跨功能小組或工作團隊,代表了廣泛的角度進行 SWOT分析。例如,一個 SWOT小組可能包括會計,營業員,行政經理,業務人員和工程師。

優勢和劣勢檢驗什麼

優勢和劣勢的分析,是內部檢查,重點是你過去的表現、目前的戰略、資源和能力。它是根據對公司的事實與假設的分析,包括:

‧人(人力資源)
 -人與技能(特別是市場營銷,出口經驗)
 -員工的發展

‧資產(建築物,設備及其他設施)

‧流程(如品質,財務,MIS系統等)

 -財政資源(資產負債比率和個人股權)
 -治理管理權
 -管理/領導
 -員工的發展
 -溝通

‧產品(出版物等)
 -銷售
 -產品
 -市場
 -功能/可擴展性
 -資本結構的供應商
 -客戶(市場研究)
 -知識產權

換句話說:

‧優勢:你有什麼做得最好呢?你有什麼做得最突出?比其他任何別人更好的嗎?

‧弱點:什麼應該改進?你有什麼做得不好呢?根據以往的錯誤,應該怎麼避免?

機會和威脅檢驗什麼

機會和威脅分析的進行是經由檢查你在國內和出口市場的外部因素。這通常是分為環境因素和競爭對手,其中包括:



換句話說:

‧優勢:
 在哪裡可以找到或創造競爭優勢?什麼是您業務的一些主要趨勢?
 -整合/合併/多元化?
 -專長/推廣?
 -科技技術的變化。如新電腦軟件,讓您執行的服務卻是他人所沒法辦到的。
 -在您的潛在市場的企業類型的變化,如醫療保健需求或電信專業知識。
 -社會形態的變化,人口概況,生活方式。
 -創造性趨勢的變化。
 -對某些類型的服務需求的變化,可能與互動 /Internet,cloud computing有關。

‧Threats劣勢
 你面臨的是什麼障礙?
 什麼是競爭對手所為可能會導致你的廠商,客戶,市場佔用率的損失?是否導致規格,您的工作,產品或服務的變化?
 是否新的科技技術威脅到你的市場定位?

更多的例子- SWOT/TOWS(在不同應用的類型)



TOWS矩陣是一個產生策略選擇相對簡單的工具。通過使用它,可以很有智慧的利用向您開放的最好機會,在同一時間盡量減少弱點對你的影響,並保護自己不受威脅。

詳細分析後使用你的威脅、機會、實力和弱點,它可以幫助您考慮如何使用外部環境,運用戰略優勢上,並提供一些戰略選擇。

參考文件

http://rapidbi.com/created/SWOTanalysis.html
http://www.businessballs.com/swotanalysisfreetemplate.htm
http://www.rapidbi.com/created/WriteSMARTobjectives.html#definitions