團隊工作規則與指引

作者/林靜蘭

前言 團隊的運作規則及指引,主要定義及控制如何建立團隊及團隊如何互動以達成目標。本文探討如何建立團隊工作規則與指引導因於 SEI (Software Engineering Institute) 於2010年10月底正式公告CMMI V1.3,其中兩個流程領域談到了『團隊工作規則與指引』 分別是OPD (Organizational Process Definition\ 組織流程定義) SP 1.7 建立與維護組織的規範與指引( Establish and maintain organizational rules and guidelines for the structure、formation and operation of teams)與IPM ( Integrated Project Management \整合的專案管理) 增加 SP 1.6 建立與維護團隊Establish and maintain teams。團隊成員應瞭解工作的標準,並依這些標準參與團隊工作。 建立團隊組織 團隊工作規則與指引建議先描述公司組織,再描述專案團隊。 一、公司組織 描述公司組織及組織對於團隊架構、組成與運作的規則及指引的團隊來進行管理。 二、專案團隊 架構團隊包括定義團隊數量、每個團隊的類型,以及每個團隊與架構中其他團隊的關係。組成團隊包括制定團隊規章、指派團隊成員及團隊負責人,以及提供每個團隊的資源以完成工作。專案團隊專案經理的授權的主要目的在確認專案已經正式取得作業授權,並明確註明專案經理。專案經理召集專案團隊,經權責主管及支援單位主管同意。但專案經理可視專案的狀況調整其組織架構、角色及職責。依據分工結構圖(WBS) 建立團隊架構前,需建立專案的共同願景。對小型組織而言,整個組織與相關的外部關鍵人員可以視為一個團隊。專案團隊架構圖建議如下。

《圖一》專案組織架構圖
專案團隊角色及職責說明如下。

團隊之間的規則與指引 接下來描述團隊之間的規則與指引。適當的團隊架構是依據專案的分工結構圖(WBS)、成本、時程、專案風險、資源、介面、專案的已調適流程及組織指引建立。包含團隊責任、授權與相互間關係。建立與維護團隊包含選擇團隊領導人與團隊成員,以及建立各團隊特許規範。同時亦包含提供所需資源給團隊,以完成指派給團隊的工作項目。 因此團隊的運作規則及指引是定義及控制如何建立團隊及團隊如何互動以達成目標。團隊成員應瞭解工作的標準,並依這些標準參與團隊工作。 當建立團隊的規則及指引時,需確保符合團隊使用的所有當地及國家法規。指導團隊工作如何形成期望的規則與指引,CMMI V1.3 建議如下: 1.團隊之間的界面 2.如何分配接受與轉移 3.如何取得資源與輸入 4.分配接受與轉移 5.工作如何執行 6.由誰檢查審查與確保核准工作 7.工作如何被核准及如何傳遞與溝通工作 8.誰向誰報告 9.使用哪些進度報告的度量和方法 10.報告要求的措施與方法 11.團隊之間的共通平台 結論 CMMI 在 OPD 中提出『建立團隊工作規則與指引』用以規範公司團隊工作規則與指引,使得同仁執行相關工作時有共通之準則及一致之作法,以提昇工作效率,並降低維護成本。參考下圖可以看出組織OPD與專案的IPM 流程領域之間緊密的關聯,CMMI v1.3 增加了『團隊工作規則與指引』用以提供專案經理建立與維護團隊參考。

《圖二》
但注意CMMI 同時也允許因應專案特性,『團隊工作規則與指引』可以調適。 相關調適項目建議記載於專案管理計畫。 參考文件 SEI “Capability Maturity ModelR Integration (CMMI), Version 1.3