Skip Navigation Links首頁 > 產業觀察

產業觀察

環保節能easy go-單據文件資訊化作業

作者/張東良

[發表日期:2012/7/5]降低企業成本與環保成本的工具-單據文件資訊化作業


企業的營運過程中,往往會遇到許多具有憑證效力之文件或單據,例如:申請書、應用函文、簽收單據、交易憑證、報價單,與合約等,即使在電腦設備及應用軟體發達的現代,仍有許多文件及單據需要透過紙本的簽核或用印等方式,作為憑證效力的證明,然而,這些單據在歸檔、調閱、查詢等作業上,會隨著多種應用,伴隨著紙張數量及種類的增加,人員處理時間的工作量延長、實體文件管理的複雜度、辦公室文件存放空間的擴大、作業過程的錯誤率、除了大幅提高企業營運成本,導致人員的產值及貢獻度不易提升外,對整體社會的環保成本的需求增加也是一個需要去克服的難題。

有鑑於此,透過單據文件影像資訊管理系統(Certificate Imaging& Documentation Management System),便可輕鬆的解決單據文件的處理。它是以先進的影像處理的技術,將單據文件轉換為便於查詢的影像,當企業需要進行調閱以及查詢文件時,將單據文件以影像的形式,透過網路傳輸,傳送如個人電腦、平板電腦、手機等相關設備上,讓使用者在極短的時間內便可得知單據文件上的內容,簡化調閱及查詢時的時間成本及困難度。除了影像之外,該單據的相關內容資訊,也可以透過自動化文字辨識(OCR-Optical Character Recognition)以及人工登打鍵入的方式,搭配抽象化(Abstraction)、彈性化(Flexibility)的設計介面,讓系統使用者可以輕鬆的建立各式各樣的文件基本資料,提高查詢及調閱單據文件的搜尋速度,以及作為後續各項電腦應用作業的資料來源。


單據文件資訊化作業的處理流程


在單據文件管理上,為達到有效管理的目標,我們必須先將各式各樣的單據文件進行分類,將同質的文件劃分為同一類,並且建立一組文件樣板(Template),定義文件種類的屬性(Property)。例如:文件種類編號以及文件種類名稱等,另外,如果還需要進行對該單據文件資料內容進行建檔,則要對此文件種類定義所屬的資料欄位屬性,例如:欄位名稱、欄位位置定位點、資料長度、檢核規則、輸入法、參考資料等等;在定義文件樣版之後,須編定文件編號格式,做為後續索引之用,為簡化後續的處理方式,提高作業的準確度,將文件編號採條碼(Barcode)來定義,條碼規格採用39碼或128碼,以印表機列印出條碼標簽貼紙貼附在單據文件之上,接著依照下列的作業步驟來進行處理:

一.掃描作業

將同一文件種類的單據文件,依序放置於掃瞄器上,若一份單據文件有多張紙張,則將貼有條碼的紙張放於每份文件的第一張,接著放置其他未貼上條碼的文件,之後進行掃描。若採用自動化文字辨識(OCR),掃描時,系統便會進行影像辨識,然而,由於自動化文字辨識的辨識率,會受到許多變因的影響。例如:紙質、筆墨顏色、字體傾斜角度、字跡工整度及清晰度、文字撰寫範圍等等,因此,在文字辨識上,英數字通常會有較好的辨識率,而中文字的辨識率都相對偏低許多,所以在中文字的欄位資料,通常需要透過人工檢核方式進行內容的確認。

二.建檔登打作業

當文件完成掃描作業後,需要進行資料內容建檔的文件,可透過此功能進行人工資料登打,掃描時若已經採用自動化文字辨識,則可在這個步驟進行資料驗證,在建檔登打作業,系統會顯示文件影像畫面,並且提供放大、縮小、定位、移動、旋轉方向等功能,至於要登打的欄位,則依照先前定義好的資料欄位屬性,列出需要登打的欄位,欄位資料登打完成後,會依照定義時的檢核規則進行資料檢核,確保資料的正確性。

為確保登打資料的正確性,可進行第二次的資料登打作業,針對重要的欄位進行第二次的登打,登打時,將第一次登打的資料帶入,由第二次登打的人員確認是否正確,若有錯誤,則即時修正。完成後,即完成所有建檔的作業。

三.建檔調閱查詢

在調閱及查詢資料時,可直接以瀏覽器進行查詢作業,影像及資料內容均透過Http通訊協定,傳送到查詢端,而查詢權限可透過系統設定,定義每個不同系統使用人員的角色權限,規範查詢影像資料的範圍。另外,當單據文件有後續的處理作業時,例如:信用卡申請書需要進行徵審作業、應用函文的公文管理作業、物流簽單的結案作業等,為配合後續作業的需要,提供各式的介面與後續應用系統進行介接,將媒體整合至客戶既有系統上達到資訊分享的目標。

四.建檔資料儲存

一般說來,資訊的生命週期︰一般資訊產生後的一年內是查詢頻率最高,且需快速查詢備用的,此時,可選擇調閱速度快的媒體,且必須提供線上即時查詢。至於超過一年以上的資料,98%已不需要查詢,由於查詢頻率低,且資料累積量更大,部份還需要長期或永久保存,因此,得選擇貯存容量極大、貯存與備份成本低廉、可永久保存且不受科技汰舊換新影響而改變標準之媒體,且不需要提供即時性的線上即時查詢,因應磁碟陣列近年來單位成本日益下降、初階入門級產品不斷推陳出新,長期之歸檔資料,則因成本考量可選擇低階SATA磁碟陣列。


單據文件資訊化的預期效益


單據文件影像資訊管理系統的支援下,可達到以下的效益:

1.方便實用︰藉由影像處理及資訊化,為客戶提供整合性管理多重文件管理的資訊媒體管理解決方案。
2.高生產力︰透過資訊化作業,有助提昇作業生產力,並減輕尖峰時期的工作量。
3.彈性運用︰隨時提供調閱及查詢,可協助客戶達到企業資源的最佳運用。
4.降低管理風險:實體單據文件可在影像處理資訊化後,進行儲存,非必要時可不用再使用到,將遺失或毀損的風險降到最低。
5.經濟效益︰可節省紙張佔用的辦公空間達98%,除了降低營運成本,加速資訊傳遞,還能為環保盡心。
6.急件調閱︰在客戶需要緊急調閱文件時,可直接透過系統查詢功能,迅速查詢到所需要的文件資料。


單據文件資訊化作業的相關應用實例


一.信用卡影像掃描及進件系統

銀行業在信用卡業務上,客戶透過信用卡申請書向銀行提出辦理信用卡之申請作業,銀行業者則透過信用卡進件審核應用系統進行審核,而目前大部分之信用卡相關應用系統,均在大型的電腦主機上,例如:VisionPlus、 CardLink、CardPac,申請書的實體文件則隨著案件資料,在審核人員間傳遞,處理作業複雜緩慢;透過本系統的建置,協助銀行業者建立完整務實的信用卡發卡自動化作業流程,內容涵蓋文件影像管理與資料建檔,並且與徵信與授信自動化流程業務緊密結合,以消除原系統所面臨作業瓶頸,以降低維護成本,提供作業效率,讓作業流程一氣呵成,各單元間透過回饋機制,可分享彼此資源,確實達到無縫隙(seamless)、無紙化(paperless)的作業目標。

二.公文收發作業

在辦公室中,收發室收取來自於內外及外部的來文,以人工的方式進行實體公文傳送,若公文需要會辦多個單位,則實體文件在各個單位上輪流傳送,此種方式效率很差,並且耗費相當多的人力時間,透過本系統的建置,在收取來文時,便將來文進行掃描,完成後,建立該來文的基本資料,例如:發文單位、發文時間、主旨資料、收文單位及人員等,然後透過系統發送通知到會辦單位及人員,相關人員透過系統查詢功能,立即可以查詢來文影像資料,簡單方便,迅速解決,並且也避免實體文件因個別單位停滯處理之延誤。


環保節能強化競爭力


行政院於2009年底成立「行政院節能減碳推動會」,並通過「國家節能減碳總計畫」及其十大標竿方案,並且持續推動各項改革措施,而單據文件影像資訊化作業在產業上,對人力、成本、效率均具有極大的改進,降低紙張與辦公室空間的需求,進而達到環保節能的效果,另外配合公司卓越的軟體開發及系統整合能力,進行前瞻的需求規劃,以及電腦系統規劃、設計,搭配電腦軟硬體及通訊技術統合,在現有基礎上發展成符合客戶業務需求之各項加值應用,結合並發揮客戶核心的競爭優勢,強化客戶面對全球市場的競爭力,達到政府及客戶雙贏的局面。

 

回上層